Policy för hantering av personuppgifter
Så här hanterar vi din integritet
Sensys Gatso Group AB (nedan SGG) och dess dotterbolag (nedan tillsammans kallade SGG) strävar efter att erbjuda högkvalitativa tjänster och produkter till våra kunder och intressenter och detta innebär att vi behöver, använder, samlar in och behandlar integritetskänslig information för att uppnå vårt ändamål i "Att göra trafiken säkrare".
Den här policyn beskriver våra skyldigheter och på vilket sätt vi fortlöpande hanterar, behandlar, skyddar och säkrar personuppgifter eller integritetskänslig information i vår dagliga affärsverksamhet och hur vi följer den europeiska allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
Vårt åtagande för sekretess och skydd av personuppgifter
Vi förstår, har erfarenhet av och främjar de globalt spridda och accepterade integritetsprinciperna.
Vi skyddar konfidentialitet, integritet och tillgänglighet för personuppgifter, integritetskänsliga personuppgifter och annan information oavsett ursprung (internt eller externt).
Vi har åtagit oss att följa integritets- och informationssäkerhetsregler vid behandling av personuppgifter, oavsett i vilken region i världen eller i vilket land regleringen gäller (t.ex. Europa, Australien, USA, Mellanöstern osv.). Med behandling avses bland annat (men det är inte begränsat till) att samla in, använda, lämna ut, lagra, säkra, analysera, distribuera och avyttra personuppgifter automatiskt, manuellt eller via ett system med ett berättigat mål och ändamål.
För att uppfylla ovanstående har vi infört lämpliga IT-säkerhetspolicyer, -system och -kontroller som ska skydda konfidentialiteten och integriteten hos, och tillgången till, alla (person)uppgifter som behandlas i våra system eller av vår personal.
Varför behandlar vi personuppgifter?
Personuppgifter behandlas hos SGG för följande ändamål:
uppnå ändamålet i ”Att göra trafiken säkrare”,
tillhandahålla och hantera Trafikövervakning som en tjänst (TRaaS),
driva företaget på ett effektivt sätt i enlighet med
a) juridiska, affärs- och redovisningsregler,
b) de allmänna affärsregler och -metoder som kan tillämpas eller som är obligatoriska för ett börsnoterat företag,
c) tillhandahålla eller använda en tjänst enligt avtal.
Vad är syftet med att behandla personuppgifter?
Personuppgifter behandlas för följande ändamål till stöd för vår berättigade verksamhet:
marknadsförings- och försäljningsändamål för att tillhandahålla information till våra kunder,
hantering av TRaaS-lösningar enligt kundavtal som processor,
bolagsstyrning, intern och extern kommunikation, säkerhet, registrering, övervakning och HR-ändamål, där människor rimligen kan förvänta sig att personuppgifter används eller lämnas ut inom vårt företag som en del av det eller de avtal som människor har med SGG, t.ex. anställda, kunder eller leverantörer.
I alla övriga fall när vi samlar in personuppgifter, kommer vi när så är lämpligt och möjligt att förklara varför vi samlar in uppgifterna, för vilket ändamål och hur vi planerar att använda dem och inhämta samtycke. Detta gäller bland annat för våra offentliga webbplatser, nyhetsbrev, externa enkäter osv.
Vilken typ av personuppgifter samlas in?
SGG samlar in personuppgifter från olika slags källor på olika sätt med målet att upprätthålla och etablera en berättigad verksamhet och uppfylla våra ändamål.
SGG samlar in och behandlar personuppgifter
för att bedriva berättigad affärsverksamhet där de insamlade uppgifterna inkluderar, men inte är begränsade till, namn, adresser, telefonnummer, e-postadresser, personalinformation, ansökningsuppgifter, inloggningsuppgifter, webbplatsdata och cookies (t.ex. www.sensysgatso.com),
som en del av och för våra behov att leverera, testa, ta i drift, serva och underhålla trafiksäkerhetssystem (som en tjänst) för våra kunder som en del av vår dagliga berättigade affärsverksamhet eller som en del av behandling av sådana uppgifter enligt avtal. Under dessa aktiviteter kan följande data samlas in och behandlas: registreringsskyltar, platsinformation, ansikten, adresser som en del av bilannonser,
från (potentiella) kunder, leverantörer, entreprenörer eller andra intresserade parter, efter behov eller krav: affärskommunikation, för att ingå och genomföra ett avtal/kontrakt eller för att följa föreskrifter eller krav,
för att effektivt kunna kommunicera:
○ med kunder, leverantörer och andra intressenter,
○ för att skicka eller begära kommersiell affärsinformation,
○ för att ordna transport och frakt av varor,
○ om finansiell information,
○ om andra aspekter som behövs för berättigade verksamhetsarrangemang.
Så hanterar vi direktmarknadsföring
Vi använder personuppgifter för marknadsföringsändamål eftersom vi har ett berättigat intresse av att använda personuppgifter som har tillhandahållits oss för att kunna skicka information till kända och presumtiva kunder och intressenter. Detta sker i syfte att marknadsföra och sälja våra produkter och tjänster som en del av våra kommersiella aktiviteter.
Om en person prenumererar på vårt nyhetsbrev lämnas ett samtycke och godkännande till att lagra och använda personuppgifterna för att kunna informera per e-post om våra produkter, tjänster och företagsnyheter.
När lämnar vi ut personuppgifter?
Personuppgifter som samlas in och behandlas av SGG lämnas inte ut till andra intressenter eller personer, förutom då
det krävs enligt lag,
det är obligatoriskt för att efterleva affärs-, finansiella och redovisningsregleringar.
det begärs av behöriga statliga myndigheter, däribland justitiedepartementet.
I alla andra fall ska personuppgifter endast lämnas ut efter samtycke och godkännande av den eller de berörda personerna och då det har godkänts av behörig chef.
Hur skyddar vi personuppgifter?
Insamlade personuppgifter lagras på ett säkert och kontrollerat sätt och SGG vidtar alla rimliga och adekvata åtgärder för att skydda personuppgifterna från missbruk, förlust, obehörig åtkomst, modifiering, utelämnande och andra negativa händelser. Åtkomst till personuppgifter och relaterad eller angränsande information som vi behandlar är strikt begränsad till dem som behöver åtkomsten för att kunna behandla, använda eller visa känslig information och/eller som av berättigade skäl behöver denna åtkomst för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.Hur länge sparar vi personuppgifter?
När personuppgifter inte längre behövs för det ändamål som de samlades in, vidtar vi rimliga åtgärder för att radera, förstöra eller permanent avidentifiera (pseudonymisera) dem. De flesta personuppgifter kan och måste dock lagras under längre tid för att uppfylla regulatoriska och rättsliga skyldigheter. Då har vi berättigade skäl att behålla uppgifterna under en (i lag) specificerad tidsperiod. Vi behåller personuppgifter intressenters personuppgifter i sju år efter det räkenskapsår har upphört under vilket det berättigande affärsavtalet, kontraktet eller tjänsten utfördes. Denna sjuårsperiod motsvarar den obligatoriska minimiperiod under vilken vi måste arkivera uppgifter till följd av skatte-, redovisnings-, tull- och andra rättsliga regleringar. Vi tar bort personuppgifterna när de inte längre behövs, när de inte är relevanta för verksamheten eller inte längre tjänar sitt syfte och/eller när de lagenliga lagringstiderna har löpt ut. Personuppgifterna raderas dock inte och kan komma att sparas längre om så krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.Vem har tillgång till personuppgifter?
Tillgången till personuppgifter och integritetskänsliga uppgifter är strikt begränsad inom SGG. De personer vars data behandlas av SGG har rätt att: ● inspektera, korrigera, begränsa, invända mot, radera eller överföra de data vi behandlar. På begäran samarbetar SGG när en person åberopar sin rätt i samband med personuppgifter, i den mån det är möjligt, i förhållande till affärssyften och mål.
Men om personuppgifter behandlas av SGG
enligt avtal, som en del av de tjänster vi tillhandahåller en kund, är åtkomst till personuppgifter strikt förbjudet för den som begär det, om detta inte har godkänts skriftligen av den som är personuppgiftsansvarig för personuppgifterna (kunden).
för legitima affärsändamål, enligt beskrivning, kanske inte alla rättigheter kan åberopas eftersom SGG har annan obligatorisk skyldighet att uppfylla för vilken behandling av personuppgifter krävs.